Wet open overheid (Woo): Waarom duurt het zo lang?

Weblogbericht | 06-04-2021 | Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit

Wat is eigenlijk een Woo-verzoek?

De Wet open overheid (Woo) zorgt ervoor dat een burger of organisatie inzage heeft in het handelen van de overheid. Per 1 mei 2022 heeft de Woo de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. Een burger of organisatie kan een verzoek om informatie (het 'Woo-verzoek') indienen bij de overheid of een organisatie die voor de overheid werkt. Het gaat om informatie die nog niet openbaar is. De informatie moet zich bevinden in een schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat (data in systemen, film, foto's, et cetera). Ook moet de verzoeker duidelijk aangeven wat voor specifieke informatie hij wil ontvangen en over welke periode.

De NVWA ontvangt gemiddeld 330 Woo-verzoeken per jaar over allerlei onderwerpen. Ieder verzoek kan duizenden pagina's aan informatie opleveren. Deze pagina's moeten we allemaal, stuk voor stuk, beoordelen voordat we ze openbaar kunnen maken. Dit naast het dagelijkse werk van de NVWA: toezicht houden en handhaven van regelgeving op veel verschillende onderwerpen, zoals voedselveiligheid, dierenwelzijn, productveiligheid en natuur.

Beschikt de NVWA over de gevraagde informatie?

Wanneer de NVWA het verzoek ontvangt, ga ik (of een van mijn collega's) in eerste instantie uitzoeken of de NVWA over de gevraagde informatie beschikt. Soms is dit gemakkelijk en voor de hand liggend. Maar vaak is het helemaal niet zo eenvoudig, omdat de NVWA toezicht houdt op heel veel onderwerpen. De informatie die gevraagd wordt kan zich in verschillende systemen bevinden, maar kan ook in bezit zijn van een individuele medewerker. Vaak is het al een hele toer om de juiste medewerker (de NVWA heeft ruim 2500 medewerkers) te vinden. Soms kom ik tot de conclusie dat de NVWA niet over de informatie beschikt. Wanneer ik vermoed dat de gevraagde informatie wel bij een ander onderdeel van de overheid aanwezig zou kunnen zijn, stuur ik het verzoek door naar dat onderdeel van de overheid.

De gevraagde informatie is gevonden!

Wanneer de NVWA inderdaad over de informatie beschikt, bevindt deze informatie zich in één van onze systemen of bij een individuele medewerker. Onze systemen zijn gebouwd om het werk van de individuele medewerker vast te leggen. Het betreffen dan bijvoorbeeld de controleresultaten van een inspectie bij een ondernemer. De informatie in deze systemen is niet altijd even eenvoudig om te zetten naar documenten die gepubliceerd kunnen worden. Ook zijn het vaak niet dezelfde soort documenten, maar informatie in verschillende vormen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Word-bestanden, pdf-bestanden, filmopnames, foto's en e-mails. Deze gegevensdragers moeten we gelijksoortig maken om ze geschikt te maken voor bewerking en publicatie. Daarom zetten we alle verzamelde documenten, zover dat kan, om in pdf-bestanden.

Hebben alle belanghebbenden hun mening gegeven?

Als ik de documenten heb verzameld, georganiseerd en omgezet in pdf-bestanden, beoordeel ik of er burgers, organisaties of ondernemers betrokken zijn die bedenkingen zouden kunnen hebben bij de openbaarmaking van de documenten. Hun belangen zouden immers geschaad kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfsgevoelige informatie, die niet voor iedereen bestemd is. Deze betrokken personen of organisaties noemen we belanghebbenden. Volgens de Woo en de Algemene wet bestuursrecht moeten we deze belanghebbenden om hun mening vragen. Soms betekent het dat de NVWA in één Woo-verzoek honderden belanghebbenden om hun mening moet vragen. Deze belanghebbenden krijgen, afhankelijk van de omstandigheden, een bepaalde termijn om hun mening te geven.

Beoordeling op basis van wetgeving

Op het moment dat we alle meningen van de belanghebbenden hebben ontvangen, beoordeel ik ieder document, pagina voor pagina, met steeds de vraag: kunnen we dit openbaar maken? Deze beoordeling doe ik niet op basis van mijn eigen mening. Ik maak hierbij gebruik van verschillende wetgeving zoals de Woo, de Algemene verordening gegevensbescherming en andere bijzondere wetten. Ook kijk ik wat de rechter eerder, in gelijke gevallen, daarover heeft geoordeeld. Bij de beoordeling neem ik het algemene belang van openbaarheid als uitgangspunt. Tegelijkertijd mag ik het belang van de belanghebbenden niet uit het oog verliezen. Voorbeelden van passages die ik mogelijk moet verwijderen zijn:

• Informatie die herleidbaar is naar personen.
• Bedrijfsgevoelige informatie.
• Informatie die we niet openbaar kunnen maken omdat burgers en ondernemers met kwade bedoelingen hun gedrag hierop kunnen aanpassen en zo toezicht en handhaving kunnen ontwijken. Denk bijvoorbeeld aan het moment van controle. Wanneer iemand weet wanneer hij controle krijgt kan hij er voor zorgen dat op dat moment alles in orde is, terwijl dat normaal misschien niet zo is. De controle verliest dan zijn effect.
• aanpassen en zo toezicht en handhaving kunnen ontwijken. Denk bijvoorbeeld aan het moment van controle. Wanneer iemand weet wanneer hij controle krijgt kan hij er voor zorgen dat op dat moment alles in orde is, terwijl dat normaal misschien niet zo is. De controle verliest dan zijn effect.

Openbaarmaking is belangrijk! En moet zorgvuldig gebeuren

Het algemene belang van openbaarheid van overheidsinformatie is een groot goed. Tegelijkertijd mogen we dus ook andere belangen bij die openbaarmaking niet uit het oog verliezen. Het proces van verzamelen, ordenen, beoordelen, mening vragen, opnieuw beoordelen en verwijderen van informatie is een zorgvuldig en tijdrovend proces. Mijn team houdt zich dagelijks bezig met het beantwoorden van Woo-verzoeken. Daarbij krijgen we hulp van medewerkers uit de organisatie. Denk hierbij aan administratieve medewerkers die helpen met het verzamelen en ordenen van documenten en inhoudelijk deskundigen die ons helpen met het afwegen van de belangen.

Het beantwoorden van een verzoek om informatie kan 4 weken tot 2 jaar in beslag nemen. Dit hangt af van de omvang van het verzoek. Zo hebben we vorig jaar een Woo-verzoek vanuit de media behandeld over het verscherpt toezicht in de horeca. Hierbij waren 500 ondernemers betrokken en hebben we 1969 documenten verzameld en beoordeeld. We hebben hier met 4 medewerkers 12 maanden aan gewerkt. En dan tel ik de inhoudelijk deskundigen nog niet eens mee. Daarnaast hebben we gemiddeld per jurist nog 10 tot 15 dossiers tegelijkertijd in behandeling.

Met deze blog heb ik meer inzicht willen geven in het vaak complexe proces van de afhandeling van Woo-verzoeken. Ik hoop hiermee een antwoord te hebben gegeven op de vraag: ‘Waarom duurt het zo lang?’. Onder het mom van 'leuker kunnen we het niet maken, wel inzichtelijker' zorgt dit misschien voor meer wederzijds begrip bij de afhandeling van Woo-verzoeken. Ik en mijn collega's blijven ons in ieder geval vol inzetten voor een zorgvuldig afgewogen openbaarmaking van de gewenste informatie, met oog voor de belangen van alle betrokkenen.

• Openbaar gemaakte documenten publiceren we zoveel mogelijk op onze website.
• Zoekt u meer informatie over de Woo? Kijk dan op: NVWA: Zoeken en Rijksoverheid: Zoeken

Over de auteur

Pim Boon is jurist bij het team Openbaarmaking en privacy van de NVWA. Hij is expert op het gebied van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Hij is ook te volgen op Twitter.