Afgifte digitaal getekend GGB en verdere digitalisering met betrekking tot bijlagen bij het GGB
Graag informeren we u over een aantal aanstaande doorontwikkelingen in het importproces veterinair en levensmiddelen, welke voor u van belang zijn.
In Nederland gaan we per 15 januari 2024 het gemeenschappelijke gezondheidsdocument van binnenkomst (GGB), ofwel common health entry document (CHED), voorzien van een digitale handtekening, de zogenaamde eSeal. Wij sturen vanaf die datum het digitaal getekende GGB als PDF aan de voor de zending verantwoordelijke exploitant. Dit PDF kan vervolgens verder in de keten worden verspreid en gebruikt bij de betreffende zending, zoals bij de aangifte vrije verkeer. U zult geen fysiek document met “natte handtekening en stempel” meer ontvangen. In de logistieke keten heeft dit diverse voordelen: het fysieke document hoeft niet meer opgehaald te worden op een inspectiecentrum (IC), er wordt minder papier gebruikt en geprint en de fraudegevoeligheid neemt af.
Het digitaal tekenen in TRACES vraagt soms wat extra tijd. Om geen vertraging te creëren zullen we daarom gelijk na de beslissing een inspectierapport gaan versturen. Met dit inspectierapport mag de zending vertrekken van het IC, mits ook de douaneformaliteiten zijn voldaan. Indien van toepassing sturen we het inspectierapport naar de IC-houder, zodat duidelijk is dat de zending daar mag vertrekken. Zodra het digitaal getekende GGB uit TNT is opgehaald, wordt deze doorgestuurd naar de voor de zending verantwoordelijke exploitant.
Tot 15 januari zullen we monitoren of de inspectierapporten en de digitaal getekende GGB’s altijd automatisch verzonden worden. Mochten er onvoorziene technische complicaties optreden, dan kunnen we de proefperiode waarbij we de documenten naast digitaal ook nog getekend en gestempeld verstrekken verlengen. Indien het nodig is om de proefperiode te verlengen, wordt u geïnformeerd.
In verband met verdere digitalisering worden de gescande gezondheidscertificaten en andere oorsprongsdocumenten doorgestuurd naar TRACES. In bepaalde situaties is dat nu reeds verplicht. Indien er een gezondheidscertificaat als bijlage in TRACES is gekoppeld, wordt het gewaarmerkte kopie gezondheidscertificaat niet meer standaard afgegeven. TNT heeft een beperking op de maximale bestandsgrootte. Eén bijlage mag niet groter zijn dan 2MB. Testen hebben uitgewezen dat het in de meeste gevallen goed mogelijk is om zelfs met oorsprongsdocumenten in kleur binnen de 2MB te blijven. Momenteel wordt een deel van de bijlages via berichten opgemaakt in edifact meegestuurd naar de Handel en Transport Gateway (HTG). Binnenkort zullen we deze bijlages ook automatisch gaan koppelen bij de zending. Vanwege de maximale bestandsgrootte van 2MB zullen we een fout gaan geven wanneer de aangeleverde bijlage groter is dan 2MB. Er moet dan opnieuw worden gescand om een vooraanmelding te kunnen registreren. Voor het versturen via HTG moeten de bijlages als bestandsnaam het documentnummer mee krijgen. Er zijn echter landen die (forward) slashes of mogelijk andere karakters gebruiken in hun certificaatnummers die niet in een bestandsnaam gebruikt mogen worden. Gebruik in dat geval een underscore (“_”) zodat we toch de link kunnen leggen tussen de bestandsnaam en het certificaatnummer.
Tot het einde van de proeftijd moet de bijlage ook nog via de gebruikelijke route bij de Douane worden aangeboden.
Lukt het echt niet om een leesbare kopie te maken binnen de 2MB, dan zullen we dat voorlopig nog accepteren en kunt u de bijlage nog via de huidige route naar de bekende postbussen bij de Douane sturen. Dit betekent dan wel dat we de bijlage niet automatisch kunnen koppelen en mee kunnen sturen naar TNT.
Wanneer de Douane handmatig moet blijven koppelen, geeft dit extra werk waardoor de doorlooptijd voor de documentencontrole toeneemt. De NVWA adviseert om, voor zover dit nu nog niet gebeurt, de bijlages via HTG mee te sturen. De verwachting is dat vanaf 1 april 2024 de documenten via HTG worden meegestuurd. Vanaf 1 april worden de fouten die we vanuit TNT krijgen op het ontbreken van de bijlage doorgestuurd naar de aanbieder. Het zal vanaf 1 april 2024 niet meer mogelijk zijn om een vooraanmelding te registreren bij het ontbreken van het door TRACES verplicht gestelde document.