Inspectieafhandeling en -registratie
De NVWA gebruikt bij importen van plantaardig materiaal het online digitale aangiftesysteem CLIENT. Alle importen worden door de importeurs zelf in dit systeem aangemeld, waarna CLIENT een inspectieaanvraag genereert.
Voor een aantal minder riskante importstromen hanteert de EU een zogeheten reduced checks-regime. In dat geval volstaat de NVWA met een steekproefsgewijze inspectie, waardoor de administratieve lasten voor de bedrijven laag blijven. CLIENT bepaalt welke inspectieaanvragen daadwerkelijk leiden tot een inspectiebezoek en welke vanwege reduced checks van inspectie zijn vrijgesteld.
Zendinginspectie
Een inspectieaanvraag kan een of meerdere zendingen betreffen. Elke zending wordt geïnspecteerd, tenzij deze vanwege reduced checks is vrijgesteld. We spreken daarbij van zendingsinspecties. Uiteraard kunnen er in een inspectiebezoek wel meerdere zendingen worden afgehandeld. Een zending kan bestaan uit meerdere producten en van een product kan een zending meerdere partijen bevatten. Partijen van verschillende producten worden afzonderlijk geïnspecteerd, omdat er voor verschillende producten verschillende eisen gelden.
Fytosanitair certificaat
Bij elke fytosanitair inspectieplichtige zending hoort een door het land van herkomst afgegeven genummerd fytosanitair certificaat, met de details van de zending. Bij aanvang van de zendingsinspectie wordt eerst gecontroleerd of dit certificaat volledig en juist is ingevuld. Vervolgens worden de partijen geïnspecteerd, waarbij men let op het vrij zijn van schadelijke organismen en quarantaineorganismen. Indien van toepassing wordt ook gelet op kwaliteitsaspecten. Op al deze aspecten kan een partij worden afgekeurd.
Handeling bij Q-vermoeden
Bij elk vermoeden van een quarantaineorganisme (Q) wordt de betreffende partij vastgelegd en neemt de inspecteur een monster voor diagnose. Het monster wordt vervolgens onderzocht door het laboratorium van de NVWA of de betreffende keuringsdienst. De definitieve monsteruitslagen worden gebruikt om een partij vrij te geven, of te laten retourneren of vernietigen als een quarantaineorganisme is aangetroffen. In dat geval wordt een notificatie verstuurd naar het land van export en naar de EU.
Registratie in CLIENT Export
Bij export wordt voor een aantal productgroepen gebruikgemaakt van een vergelijkbaar programma: CLIENT Export. Exporteurs melden een exportzending aan in CLIENT Export en de inspectieresultaten worden vastgelegd. Zodra alle inspectieresultaten beschikbaar zijn, genereert CLIENT Export automatisch een fytosanitair exportcertificaat dat door de inspecteur van de keuringsdienst moet worden gewaarmerkt.