Vanaf 2 maart 2026 controleert de Douane via het EU-systeem CERTEX op verplichte documenten bij de invoer van fytosanitaire goederen. CERTEX koppelt landelijke douanesystemen aan andere systemen zoals TRACES. Bij uw douaneaangifte wordt daarom voortaan voor iedere zending die fytosanitair inspectieplichtig is, gecontroleerd of er een gevalideerd CHED-PP in TRACES staat. Er wijzigen hierdoor een aantal zaken voor uw werkwijze en CLIENT-aangiften voor inspectieplichtige producten.

Meer informatie over CERTEX-controle op fytosanitaire goederen bij invoer vindt u bij de Douane.

CHED-PP maken lukt soms niet

In een beperkt aantal gevallen lukt het niet direct om in TRACES geautomatiseerd een CHED-PP aan te maken, of af te ronden. Bekijk wanneer dat is en wat u dan kunt doen.

Onjuiste of ontbrekende combinatie GN-code en botanische naam

Er kan in uw aangifte een onjuiste of ontbrekende combinatie van de botanische naam en GN-code staan. U ontvangt hierover dan een emailbericht  van de NVWA na ontvangst van uw aangifte met als onderwerp ‘Probleem met EPPO code’ en uw aangiftenummer. Controleer vervolgens uw aangifte. Er zijn nu 2 opties:

  • U heeft een fout gemaakt en de combinatie is onjuist.
    U moet de aangifte laten annuleren en een nieuwe aangifte doen.
  • U heeft geen fout gemaakt.
    U hoeft niets te doen. Er is dan meestal sprake van een ontbrekende combinatie in TRACES. Wij zullen deze laten toevoegen. Zodra dat is gebeurd, wordt er alsnog een CHED-PP in TRACES gemaakt. Hou er rekening mee dat hier een paar uur en soms meer als een dag  tussen kan zitten. 

Traag berichtenverkeer

Soms is er een hapering in het berichtenverkeer tussen CLIENT en TRACES. Hierdoor kan het aanmaken van een CHED-PP in TRACES mislukken. Of het duurt langer voordat het CHED in TRACES is afgerond. In dat laatste geval ontvangt u eerst de P2-code en later het gevalideerde CHED.

Geen CHED ontvangen

Ontvangt u geen CHED-PP terwijl de zending wel is goedgekeurd? Neem dan contact op met onze TRACES CHED-PP postbus via TRACESNT.CHEDPP@nvwa.nl en vermeld het volledige aangiftenummer.

N0003 procedure niet meer mogelijk voor fytosanitaire vrijgave

Met de implementatie van CERTEX vervalt de zogenaamde N0003 procedure bij de Douane voor de fytosanitaire vrijgave. Er is voortaan altijd een gevalideerd CHED-PP in TRACES vereist. Dit betekent dat de procedure verandert voor gesplitste deelzendingen en voor CLIENT-aangiften waar achteraf een fout in blijkt bij de Douane aangifte

Procedure bij gesplitste zending voor fytosanitaire vrijgave

U krijgt bij een gesplitse deelzending het goedgekeurde deel niet meer vrij bij de Douane op basis van het door de Keuringsdienst uitgeschreven vrijgaveformulier.

Wordt een deelzending gedeeltelijk afgekeurd? Mail dan het vrijgaveformulier voor het goedgekeurde deel naar de NVWA via TRACESNT.CHEDPP@nvwa.nl. Vermeld in de onderwerpregel het hele CLIENT-aangiftenummer en het netto gewicht van het goedgekeurde deel. Wij zullen dan het CHED-PP handmatig in TRACES afronden en u het gevalideerde CHED-PP retour sturen. Daarmee kunt u het goedgekeurde deel bij de Douane in het vrije verkeer brengen.

Kwaliteitscontrole groente en fruit buiten scope van CERTEX

De kwaliteitscontrole (handelsnormen) voor groenten en fruit vallen buiten de scope van CERTEX. Dit betekent dat voor dit aspect de douanecontrole blijft verlopen via de P2 code in CLIENT. Ook de N0003 procedure blijft mogelijk voor dit aspect. Dit betekent dat bij een gesplitste zending groenten en fruit de procedure alleen wijzigt als er sprake is van een gedeeltelijke afkeur om fytosanitaire reden. Bij een gesplitste zending groenten en fruit zijn 2 mogelijkheden.

Fytosanitair afgekeurd, kwaliteit goedgekeurd

De deelzending is voor kwaliteit goedgekeurd, maar fytosanitair afgekeurd en wordt daarna gesplitst om een deel toch te kunnen vrijgeven. In zo’n geval:

  • Wordt het CHED-PP in TRACES niet afgerond en blijft dat ‘in progress’ staan.
  • Wordt geen P2 code verstrekt.
  • Is fytosanitaire vrijgave bij de Douane niet meer mogelijk via het vrijgaveformulier en N0003 procedure.
  • Mailt u het vrijgaveformulier naar de NVWA die dan handmatig het CHED-PP aanpast en valideert in TRACES.
  • Kunt u met het gevalideerde CHED-PP aangifte doen bij de Douane voor het fytosanitaire gedeelte (controle loopt via CERTEX);
  • Gebruikt u het vrijgaveformulier ook om het goedgekeurde deel voor de handelsnormen aan te geven bij de Douane via de N0003 procedure.

Fytosanitair goedgekeurd, kwaliteit afgekeurd

De deelzending is fytosanitair goedgekeurd, maar voor kwaliteit afgekeurd, en daarna gesplitst om een deel (ook voor kwaliteit) toch te kunnen vrijgeven. In zo’n geval:

  • Is er een CHED-PP gemaakt en afgerond voor de hele zending.
  • Is er geen P2 code.
  • Kan na de splitsing op basis van het vrijgaveformulier het goedgekeurde deel worden vrijgegeven bij de Douane via de N0003 procedure.
  • Hoeft u het vrijgaveformulier niet naar de NVWA te sturen om het CHED-PP aan te laten passen.

Fout in CLIENT-aangifte en op CHED-PP

Soms blijkt achteraf dat er in de CLIENT-aangifte en op het CHED-PP een fout is gemaakt die   een probleem geeft bij uw douaneaangifte. In de huidige situatie kan er dan met een mailbericht van de keuringsdienst via de N0003 procedure aangifte gedaan worden bij de Douane.

Met de implementatie van CERTEX zal er in TRACES een vervangend CHED-PP moeten worden gemaakt waarop de gegevens worden gecorrigeerd. Hiervoor zal de keuringsdienst het bestaande mailbericht niet alleen naar u, maar ook naar de NVWA versturen. Wij zullen dan zorgen voor een vervangend CHED-PP dat u kunt gebruiken voor uw douaneaangifte.  

Meld zendingen die via een ander EU-land binnenkomen correct aan in CLIENT

Met de implementatie van CERTEX wordt het nog belangrijker dat u zendingen die via een ander EU-land zijn binnengekomen in CLIENT op de juiste manier aanmeldt. Kijk goed of het CHED-PP dat al in het land van binnenkomst is afgegeven de status ‘authorized for transfer’ of ‘validated’ heeft. En zorg dat u in CLIENT de juiste status verlegging meegeeft (‘D’ respectievelijk ‘E’). Zie ook overbrengen van een ander EU land naar Nederland.

Aangiften verpakkingshout en stuwmateriaal niet via CERTEX

De CLIENT aangiften voor verpakkingshout en stuwmateriaal voor zendingen met steen- en aluminiumproducten uit China, India en Belarus, vallen voorlopig nog buiten de scope van CERTEX. Voor deze aangiften blijft de controle via de P2 code van toepassing.

Aangifte van biologische producten

Bij zendingen met biologische producten moet u erop letten dat de hoeveelheden in uw CLIENT-aangifte op artikelniveau overeenkomen met die op het COI.

1 artikelregel op het Fytosanitair Certificaat (en dus op het CHED-PP) kan op het COI zijn uitgesplitst in meerdere regels van hetzelfde artikel. Dan moet u in uw douaneaangifte uitgaan van het aantal artikelregels op het COI, en ervoor zorgen dat de hoeveelheden overeenkomen met die op het CHED-PP.