Elektronische inspectierapporten

Wat zijn elektronische inspectierapporten?

Elektronische inspectierapporten zijn digitale versies van de traditionele papieren inspectierapporten. Ze bevatten onder andere:

• de gegevens van het gecontroleerde vaartuig of bedrijf
• vangst- en aanvoerinformatie
• bevindingen en eventuele overtredingen
• acties of opmerkingen van de inspecteur.

De EIR’s worden opgeslagen in een beveiligd digitaal systeem. Ze kunnen door ons gebruikt worden voor toezicht, handhaving en rapportage.

Waarom elektronische inspectierapporten?

Het digitaal vastleggen van inspecties heeft verschillende voordelen:

• snellere verwerking en toegang tot inspectiegegevens
• efficiëntere handhaving door automatische koppelingen met andere digitale systemen
• minder administratieve lasten voor bedrijven, doordat rapporten eenvoudig beschikbaar zijn
• informeren van andere stakeholders die een belang hebben bij inspectiedata

Wat betekent dit voor ondernemers?

Als u door ons wordt gecontroleerd:

• moet u de inspecteur toegang geven tot relevante digitale administratie en documenten
• ontvangt u het inspectierapport digitaal
• kunt u het rapport gebruiken om uw administratie te controleren en eventueel te corrigeren
• is het belangrijk dat uw gegevens volledig en correct zijn geregistreerd, zodat digitale cross checks kloppen

Hoe werkt het in de praktijk?

• Wij voeren een inspectie uit op een vaartuig, bij een verwerker, handelaar, visafslag of tijdens een aanlanding.
• De inspecteur registreert alle bevindingen in het digitale systeem.
• Het elektronische rapport wordt opgeslagen en gedeeld met de ondernemer.
• Eventuele afwijkingen of overtredingen worden opgevolgd volgens ons interventiebeleid.
• Data wordt gedeeld met stakeholders volgens een vastgestelde procedure.

Wat kunt u nu al doen?

• Zorg dat uw administratie (digitaal) up-to-date is en overeenkomt met de werkelijkheid.
• Maak uzelf vertrouwd met de systemen en processen die wij gebruiken voor elektronische inspectierapporten.
• Controleer uw gegevens regelmatig, zodat eventuele constateringen bij inspecties of administratieve controles eenvoudig kunnen worden afgehandeld.

Waar staat dit in de wet?

Het gebruik van elektronische inspectierapporten is gebaseerd op Europese wetgeving:

• Verordening (EG) nr. 1224/2009 (Controleverordening): verplicht bevoegde autoriteiten om inspecties en controles van vissersvaartuigen en verwerkers uit te voeren en de bevindingen vast te leggen.
• Uitvoeringsverordening (EU) nr. 404/2011: stelt vast welke gegevens tijdens controles geregistreerd moeten worden en hoe inspecties administratief worden verwerkt.
• Verordening (EU) 2023/2842 (nieuwe Controleverordening): sinds 9 januari 2024 van kracht; introduceert digitale inspectierapporten als standaard, waarbij bevindingen elektronisch moeten worden geregistreerd en gekoppeld aan andere digitale systemen voor een efficiënte en geïntegreerde handhaving.
• Verordening (EG) nr. 1005/2008 (IOO-verordening): ondersteunt het gebruik van digitale systemen voor inspecties en toezicht om illegale, ongemelde of ongereguleerde visserij te bestrijden.