Opzetten stelsel van zorgvuldigheidseisen voor de EUDR
Met een stelsel van zorgvuldigheidseisen toont u aan dat de goederen of producten die u importeert, exporteert of produceert, legaal zijn. En niet zorgen voor ontbossing of aantasting van bossen. U moet onderzoek doen, risico’s inschatten en maatregelen nemen. Binnen uw bedrijf moet u iemand aanwijzen die verantwoordelijk is voor dit stelsel.
Due diligence System
In het internationale handelsverkeer wordt een stelsel van zorgvuldigheidseisen een Due Diligence System (DDS) genoemd. Deze begrippen betekenen dus hetzelfde.
Doe onderzoek
U moet zelf onderzoek doen naar de herkomst van uw producten. Denk daarbij onder andere aan de volgende zaken:
Relevante informatie
Verzamel relevante informatie zoals naam van het product, eventueel wetenschappelijke naam, hoeveelheid, leverancier, land van productie. Dit staat in Artikel 9 van de EUDR.
Wetten en regels
Zoek uit aan welke wetten en regels oogst, transport en verwerking moeten voldoen in het gebied van de kweek of productie.
Bekijk ook welke documenten bewijzen dat aan deze regels is voldaan. Vraag deze documenten aan uw leverancier. Een verklaring van uw leverancier dat alle goederen legaal zijn, is niet voldoende. Valideer deze documenten. Lijken ze betrouwbaar, en zijn er bijvoorbeeld websites waar je kunt nagaan of ze echt zijn?
Geolocatie
Bepaal de geolocatie van het perceel van herkomst. U moet de geografische (gps) coördinaten verzamelen van de percelen grond waar de grondstoffen zijn geproduceerd. Hiermee kunt u aantonen dat er op die specifieke locatie geen ontbossing plaatsvindt.
Deze traceerbaarheidseis geldt voor elke partij, ook wanneer deze afkomstig is uit een laag-risicoland. Deze gps-coördinaten moet u vermelden in uw zorgvuldigheidsverklaringen die u uploadt in het informatiesysteem. Dat doet u voordat u de producten op de markt brengt of exporteert. Relevante producten zonder geolocatie-coördinaten mag u niet op de markt brengen.
Documenten
Controleer of de kans groot is dat documenten frauduleus of niet beschikbaar zijn. Is er bijvoorbeeld een hoge corruptie-index voor het betreffende land? Komen de producten via een complexe keten via verschillende landen? Kijk dan goed of de bijgeleverde documenten goed genoeg zijn en alle stappen afdekken.
Schat risico’s in
Voer een risicobeoordeling uit op basis van uw onderzoek. Houd hierbij ook rekening met de door de Europese Commissie toegekende risico aan het land. Landen of delen daarvan, worden verdeeld in 3 risicocategorieën: laag risico, standaard risico en hoog risico. En kijk ook naar de aanwezigheid van bossen in het land van productie, aanwezigheid van inheemse volkeren en of er bewijs is dat er ontbost wordt. Dit staat in Artikel 10 van de EUDR.
Neem eventueel maatregelen
Blijkt uit uw onderzoek en risicoanalyse dat er risico’s zijn in de toevoerketen, neem dan extra maatregelen. Koop bijvoorbeeld gecertifieerde producten. Of doe extra controles ter plaatse en houd hier documentatie van bij, of huur iemand in om dat voor u te doen.
Is dit niet mogelijk? Dan kunt u de producten of grondstoffen niet importeren zonder een aanzienlijk risico te lopen dat er problemen zijn met de legaliteit.
Bewaar de documentatie
U moet de documentatie minimaal 5 jaar bewaren, met daarin:
- uw risicobeoordelingsprocedures,
- uw conclusies,
- bewijs van eventuele extra maatregelen die u nam.
U mag dit digitaal doen. Originele vergunningen en certificaten moet u wel op papier bewaren. Bij controle moet u dit aan ons kunnen tonen.
Certificering gebruiken
U mag voor het analyseren van risico's en het nemen van maatregelen gebruikmaken van certificering van een externe partij. Zoals FSC®, PEFC of Rainforest Alliance. Naast deze certificering moet u nog steeds de keten inzichtelijk maken met documentatie.