Export levensmiddelen en consumentenproducten

FOOD- & NONFOODVERKLARINGEN
Niet veterinaire verklaringen

1. Doel en toepassingsgebied

De NVWA geeft Food/Non-Foodverklaringen en/of Free Sale Declarations af die nodig kunnen zijn om food en non-food producten te exporteren naar derde landen. De voorwaarden waar u aan moet voldoen vindt u hier.

U kunt beide documenten aanvragen als u als aanvrager gevestigd bent in Nederland en onder toezicht staat van de NVWA. Dit betekent ook dat u de betreffende goederen in Nederland heeft opgeslagen en tot de opgegeven exportdatum in opslag heeft staan zodat deze geïnspecteerd kunnen worden op de opslaglocatie.

U kunt een Food/Non-Foodverklaring of een Free Sale Declaration aanvragen; het verschil is het volgende:

een Free Sale Declaration is bedoeld voor productregistratie in een derde land (land buiten de EU) ofwel het verkrijgen van markttoegang. Een Free Sale Declaration kan meermaals per jaar worden
afgegeven voor een bepaalde bestemming en is niet direct gekoppeld aan een individuele exportpartij.

Een Food/Non-Foodverklaring is bedoeld voor het begeleiden van specifiek bepaalde exportpartijen. Deze documenten zijn middels een omschrijving van de partij onlosmakelijk gekoppeld aan de partij. Vanwege de koppeling tussen partij en document moet de NVWA een inspectie kunnen uitvoeren tot aan het moment van export, dat is het moment van verladen in het vervoermiddel (bijvoorbeeld container).

U kunt een Food/Non-Foodverklaring of een Free Sale Declaration aanvragen voor:

  • Levensmiddelen
  • Grondstoffen voor levensmiddelen
  • Additieven (kleur, geur, smaakstoffen) voor levensmiddelen
  • Alcoholische dranken
  • Bijzondere eet- en drinkwaren
  • Productveiligheid
  • Cosmetica
  • Verpakkingen
  • Was- en reinigingsmiddelen, bestrijdingsmiddelen, desinfectiemiddelen
  • Algemene waren

Voorwaarde is dat er geen bilaterale afspraken zijn gemaakt met het ontvangende land over de export van de betreffende producten. Tevens mag er geen importverbod van kracht zijn. U bent zelf verantwoordelijk om dit te controleren.

De afdeling CoA behoudt zich het recht voor om van onderstaande procedures af te wijken in specifieke situaties.

2. Definities

e-CertNL

Systeem voor de aanvraag en afgifte van exportdocumenten.

Aanvraag

Verzoek tot het verstrekken van exportdocumenten in e-CertNL.

Exportpartij

Een hoeveelheid producten die in één aanvraag ter certificering wordt aangeboden en waarvoor één document wordt opgemaakt.

Opslaglocatie (=inspectielocatie)

Locatie waar het product in het uiteindelijke vervoermiddel gaat (bijvoorbeeld in de container of bij volledig wegtransport de truck). Dit is tevens de locatie waar een eventuele inspectie plaatsvindt. De opslaglocatie moet toegankelijk zijn voor de NVWA. Deze locatie moet beschikken over de juiste registratie of erkenning en onder toezicht van de NVWA staan.

Exporteur

De opdrachtgever of eigenaar van de te exporteren goederen. Dit kan, maar hoeft niet, dezelfde te zijn als de aanvrager. De exporteur wordt op het document vermeld en kan ook buitenlands zijn.

Aanvrager

Degene die in e-CertNL het document  aanvraagt. Deze moet in Nederland gevestigd zijn, over een NVWA klantnummer (debiteurennummer) beschikken en onder toezicht van de NVWA staan.

Exportdatum

De datum waarop de exportpartij bij de opgegeven opslaglocatie wordt geladen en de export wordt ingezet. Deze datum kan gelijk zijn aan de  productiedatum van de te exporteren goederen maar kan nooit vóór de productiedatum liggen.

Eis

De formulering van de verklaring in e-CertNL.

Dekking

De onderbouwing van de eis op basis waarvan de verklaring kan worden afgegeven.

Variabele gegevens

Gegevens die onlosmakelijk zijn gekoppeld aan de exportpartij en per aanvraag kunnen variëren.

Free Sale Declaration

Free Sale Declaration. Document om het product te laten registreren in het derde land om markttoegang te krijgen.

Food/Non-Foodverklaring

Alle verklaringen en variabele gegevens die samen op een document staan vermeld. Document om de partij te exporteren naar het derde land.

Bedrijfsverklaringen

Het is mogelijk om ‘eigen bedrijfsverklaringen’ op een Food/Non-Foodverklaring te zetten die door de NVWA worden getoetst.

NVWA verklaringen

Afhankelijk van productgroep komen er standaard verklaringen van de NVWA op de Food en Non-Foodverklaring.

Derde land

Een land buiten de EU.

Productiedatum

Deze datum moet vóór de exportdatum liggen; kan ook gelijk zijn aan de exportdatum.

Klantnummer

Dit is een debiteurennummer die je van de NVWA moet hebben.

INCI’s

De letters INCI staan voor International Nomenclature of Cosmetic Ingredients. Dit is het internationale naamgevingssysteem voor cosmetische ingrediënten.

3. Algemene voorwaarden

Een bedrijf dat nog niet eerder een Food/Non-Foodverklaring of een Free Sale Declaration heeft aangevraagd voor niet veterinaire producten moet eerst een e-mail sturen naar het e-mailadres: nvwacoaexportverkl@nvwa.nl

Daarin moet vermeld worden voor welk(e) product(en) een Food/Non-Foodverklaring of Freesale Declaration nodig is en voor welk(e) land(en) buiten de EU. Tevens dient er een uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel bijgevoegd te worden. De e-mail zal vervolgens in behandeling worden genomen en er zal een reactie volgen waarin aangegeven staat welke vervolgstappen moeten worden genomen.

Voordat aanvragen voor exportdocumenten kunnen worden ingediend zullen een aantal vervolgstappen moeten worden ondernomen en zal aan een aantal voorwaarden moeten zijn voldaan.

Geheel nieuwe aanvragers moeten rekening houden met een termijn van +/- 8 weken om aan alle voorwaarden te voldoen.

Hieronder staan de voorwaarden beschreven:

  • De aanvrager moet beschikken over e-Herkenning met minimaal betrouwbaarheidsniveau 2+
  • De aanvrager moet beschikken over een NVWA klantnummer (debiteurennummer)
  • De aanvrager moet toegang hebben tot e-CertNL. De aanvrager moet zich hiertoe laten registreren als gebruiker op mijn.rvo.nl
  • De aanvrager moet beschikken over een exportrol in e-CertNL. Deze kan na kiezen van de sector en inloggen op www.e-cert.nl met e-Herkenning en openen van een webformulier aangemaakt worden onder beheren bedrijfsgegevens, export gegevens
  • Alle belanghebbenden (waaronder handelaar, transporteur, producent en opslagbedrijf) moeten beschikken over de wettelijk vereiste registraties en/of erkenningen. Deze kunnen worden aangevraagd op de NVWA website: Aanvragen erkenningen, registraties, vergunningen
  • Het aanvragende bedrijf moet daarnaast onder toezicht van de NVWA staan of worden gebracht voor de betreffende activiteit. Dit gebeurt door een bedrijfsinspectie.
  • De goederen moeten tot op de opgegeven exportdatum aanwezig zijn op de opgegeven opslaglocatie en beschikbaar zijn voor een inspectie. Let op! De exportdatum is de datum dat de goederen de opslaglocatie verlaten

4. Werkwijze

4.1 Actualiteit

Bij  het indienen van een aanvraag voor een Food/Non-Foodverklaring is de aanvrager zelf verantwoordelijk om het bestaan van eventuele exportbeperkingen in het bestemmingsland na te gaan.

4.2 Verklaringsteksten

De NVWA is een overheidsinstantie die niet alles kan/zal/mag verklaren. Een nieuwe aanvrager krijgt na het aanmelden voor export van Food/Non-Food producten vanuit CoA een zogenaamde verzamelsheet toegestuurd. In dit EXCEL document wordt door het bedrijf vastgelegd welke producten het bedrijf wil exporteren en naar welke landen. Hierbij worden ook voorstellen voor de teksten op de verklaringen gedaan door CoA. De verzamelsheet wordt door de aanvrager getoetst en desgewenst door de aanvrager ter controle voorgelegd aan de importeur of de bevoegde autoriteit in het land van bestemming. Hierna kunnen de verklaringen ter akkoord als EXCEL-document terug worden gestuurd naar CoA. Door de tekst voor akkoord terug te sturen verklaart de aanvrager zich tevens akkoord met de gevraagde voorwaarden ter onderbouwing van iedere verklaring.

Als de tekst correct is aangepast wordt deze binnen circa 10 werkdagen exclusief voor de aanvrager opgenomen in e-CertNL.

De aanvrager is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de verklaringen en gegevens op het

certificaat en acceptatie door het beoogde importerende land. Dit geldt ook als in het verleden is

gebleken dat het certificaat door de bevoegde autoriteit van het bestemmingsland werd geaccepteerd.

De verklaringen op de niet partijgebonden Free Sale Declaration zijn geharmoniseerd en kunnen door bedrijven niet worden aangepast.

4.3 Aanvragen

4.3.1 Aandachtspunten e-CertNL

  • Na het inloggen in e-CertNL kiest u de juiste sector, CEV voor Food/Non-Foodverklaringen en CFP voor Free Sale Declarations.
  • De exportdatum (of verlaaddatum; het moment dat de exportpartij de opgegeven opslaglocatie verlaat) en het bestemmingsland worden ingevuld.
  • In de dropdown-lijst onder eis worden alle beschikbare teksten weergegeven. Indien er voor het te exporteren product geen passende tekstomschrijving beschikbaar lijkt te zijn moet u contact opnemen met de afdeling CoA, cluster Food/Non-Foodverklaringen. Mail adres nvwacoaexportverkl@nvwa.nl.
  • Documenten worden standaard per post gestuurd. Er kan ook worden gekozen voor het ophalen door een koerier (zelf regelen in e-CertNL en op eigen kosten).
  • Op Food/Non-Foodverklaringen kunnen maximaal 30 orderregels worden vermeld.
  • Op Free Sale Declarations kunnen maximaal 15 orderregels worden vermeld.
  • Na het invullen van alle gegevens kan een voorbeeld van het document bekeken worden door onder het kopje documenten op voorbeelddocument te klikken. Hier kan gecontroleerd worden of alle gegevens op het certificaat correct worden weergegeven.
  • Na wijzigingen in de ingevulde gegevens dient onder het kopje zekerheden op ververs waarborgen gedrukt te worden.
  • De aanvraag wordt pas daadwerkelijk ingediend als onder het kopje zekerheden de status van alle eisen oranje is en er op inspectie aanvragen wordt gedrukt, zodat de eisen op blauw staan. Dit kan pas een moment zijn dat alle producten geproduceerd zijn en klaar staan om te worden geladen. Opgeven van een exportdatum die vóór de productiedatum ligt is niet toegestaan.
  • Let op dat de aanvraag de status blauw heeft. Pas dan kan de CoA de aanvraag beoordelen.
  • Na goedkeuring door een medewerker van CoA ontvangt de aanvrager een e-mail met de melding dat de aanvraag is goedgekeurd. Soms verdwijnt de e-mail in de spambox of is er een onjuist e-mailadres ingevoerd bij de basisgegevens in e-CertNL. De aanvrager is zelf verantwoordelijk om de aanvraag te controleren of de aanvraag is goedgekeurd. De aanvrager kan na ververs waarborgen zien dat de aanvraag de status groen krijgt. Het is gebruikelijk dat de aanvraag twee tot drie werkdagen voor de exportdatum nagekeken wordt door de afdeling CoA.
  • Als alle gegevens compleet zijn en de aanvraag de status groen heeft, kan door de aanvrager onder het kopje afgifte op aanvragen afgifte documenten worden gedrukt. Dit moet uiterlijk om 14.30 uur op de opgegeven exportdatum gebeuren. Pas dan wordt het certificaat geprint en verzonden.
  • Tot op het moment dat op afgifte is gedrukt kunnen last-minute gegevens ingevuld worden. Last-minute gegevens zijn: container- en sealnummer.
  • Bij last-minute productie mag pas op afgifte worden gedrukt op de dag dat alle producten zijn geproduceerd, maar wel uiterlijk om 14.30 uur op de opgegeven exportdatum.
  • Wanneer de aanvrager andere gegevens dan de last-minute gegevens wil veranderen op de Food/Non-Foodverklaring dient de aanvrager dit per e-mail te verzoeken. Na beoordeling kan het mogelijk zijn dat u de aanvraag mag ontgrendelen en aanpassen. Het is niet toegestaan de aanvraag te ontgrendelen zonder de NVWA op de hoogte te stellen. Na het op afgifte drukken kan de aanvraag niet meer gewijzigd worden. Indien niet op afgifte wordt gedrukt verloopt de aanvraag automatisch, de aanvrager ontvangt hiervan geen bericht.
  • De partij mag nooit eerder vertrekken van de opgegeven exportlocatie dan op de opgegeven exportdatum op de Food/Non-Foodverklaring. Dit geldt ook als de status van de aanvraag al eerder op groen is gezet. De NVWA moet de mogelijkheid hebben om de partij te controleren.
  • Een uitgebreide handleiding over de werking van e-CertNL is te vinden op de internetpagina https://e-cert.nl/
  • Voor vragen over het invoeren van gegevens bij een aanvraag in e-CertNL kan contact worden gezocht met de e-CertNL helpdesk 088 223 21 00, optie 4.
  • Ook moet een alternatieve login geactiveerd worden voor gebruik van e-CertNL bij storingen. Onder beheren bedrijfsgegevens in e-CertNL kan een zelfgemaakte beveiligingssleutel opgegeven worden. Deze beveiligingssleutel heeft men nodig op het moment dat er een storing is.

4.3.2 Verantwoordelijkheid aanvragen

  • Bij het indienen van een aanvraag is de aanvrager zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens. Dit moet naar waarheid gebeuren, er kan gevraagd worden de inhoud aan te tonen. Het verstrekken van partij gerelateerde documenten voor goederen die niet meer op de opslaglocatie zijn (na-certificeren) of het veranderen van de data op de exportdocumenten (antedateren) is strikt verboden. Ook is de aanvrager verantwoordelijk voor de controle van de gegevens op het afgegeven exportdocument.


4.3.3 Behandeltermijn

Voor het in behandeling nemen van een aanvraag geldt een termijn van drie werkdagen:

Aanvraagtijdstip waarop aanvraag uiterlijk binnen moet zijn

Exportdatum

(=datum van laden
    opslaglocatie)

Streefdag van vervaardigen en verzenden document

Woensdag

Maandag

Vrijdag

Donderdag

Dinsdag

Maandag

Vrijdag

Woensdag

Dinsdag

Maandag

Donderdag

Woensdag

Dinsdag

Vrijdag

Donderdag

  • De NVWA verricht geen diensten op zon- en feestdagen. Aanvragen met zon- en feestdagen als exportdatum = (verlaaddatum op opslaglocatie) in e-CertNL worden daarom niet in behandeling genomen. Deze dagen gelden ook niet als werkdag.
  • Voor de productgroep bijzondere eet- en drinkwaren moeten de etiketten en de productspecificaties vooraf door een productdeskundige van de NVWA worden beoordeeld. De etiketten en de productspecificaties dient u in een printbare versie aan te leveren per e-mail. Het beoordelen neemt meer tijd in beslag dan gebruikelijk, +/- 3 weken. De aanvraag moet in e-CertNL beschikbaar zijn.
  • Voor de productgroep cosmetica, algemene waar en productveiligheid moeten de etiketten en de productspecificaties (inclusief INCI’s  kwalitatieve en kwantitatieve samenstellingen) vooraf door een deskundige van de NVWA worden beoordeeld. De etiketten en de productspecificaties dient u in een printbare versie aan te leveren per e-mail. Het beoordelen neemt meer tijd in beslag dan gebruikelijk, +/- 3 weken. De aanvraag moet al in e-CertNL beschikbaar zijn.

4.3.4 Afwijzen

In de volgende gevallen wordt een aanvraag niet in behandeling genomen:                        

  • De aanvraag is onduidelijk/onvolledig of voldoet niet aan de gestelde kaders
  • De aanvraag is niet minimaal 3 werkdagen voor de exportdatum, conform bovenstaand schema, ingediend (m.u.v. afspraken in het kader van andere controleregimes)
  • De partij voldoet niet aan de eisen in het document
  • De te exporteren partij is niet aanwezig op de opgegeven opslaglocatie
  • Relevante opgevraagde onderliggende documenten ontbreken
  • De aanvrager wordt door CoA op de hoogte gesteld als de aanvraag niet in behandeling wordt genomen
  • Als de aanvraag te laat is ingediend kan de aanvrager een nieuwe aanvraag indienen; het tijdstip van aanbieden van de nieuwe aanvraag geldt als nieuw aanvraagtijdstip voor de gestelde behandeltermijn. De aanvrager dient per e-mail onderbouwing aan te leveren dat de partij op de exportdatum de opslaglocatie verlaat. Dit kan d.m.v. vervoersdocumenten; op te sturen per e-mail naar nvwacoaexportverkl@nvwa.nl.

4.3.5 Criteria productnaam

De vermelding van de productnaam is gebonden aan voorwaarden. Voor het afgeven van Free Sale Declarations en Food/Non-Foodverklaringen worden dezelfde toetsingscriteria toegepast. Wat niet wordt toegestaan in de productnaam is:

-Vermeldingen die in de variabele gegevens van een verklaring kunnen worden vermeld
  voorbeelden zijn: volume, bewaarwijze etc.
-Voedingsclaims
-Beoogd gebruik
-Kwaliteitsaanduidingen
-Keurmerken zijn niet toegestaan. Voorbeelden keurmerken zijn: MSC, HALAL, KOSJER, BIO,
  ORGANIC,VEGAN ETC.  

In de productnaam kunnen wel verifieerbare aanduidingen worden opgenomen. Voorbeelden zijn kleur van cosmetica, lengte/dikte van de te exporteren aardappelproducten, hoeveelheid percentage alcohol, merknaam van het te exporteren product.

4.4 Verstrekken document

De documenten zullen conform wat is opgegeven bij de aanvraag per post worden toegestuurd of opgehaald worden (op eigen kosten en regelen koerier). Versturen per post valt buiten de verantwoordelijkheid van CoA en geeft geen garantie dat het certificaat de volgende dag geleverd zal worden.

4.5 Contact

Alle correspondentie kan worden gevoerd met nvwacoaexportverkl@nvwa.nl

Verantwoordelijk team: Cluster Food en Non-Foodverklaringen.

5. Aanvullende voorwaarden

5.1 Steekproeven

Een aanvraag van een Food/Non-Foodverklaring en/of Free Sale Declaration wordt op afstand inhoudelijk beoordeeld en indien akkoord op afstand afgegeven. Dit gebeurt op basis van goed vertrouwen.

  • Steekproefsgewijs controleert de NVWA de eerder afgegeven Food/Non-Foodverklaringen op juistheid, tracking en tracing en bedrijfsverklaringsteksten. Deze steekproeven worden niet aangekondigd en zijn kosteloos.
  • Steekproefsgewijs controleert de NVWA bij de lopende aanvragen of de partij waar de aanvraag voor is ingediend nog op de opslaglocatie aanwezig is. LET OP! Exportdatum in e-CertNL is de datum dat de partij vertrekt van de opslaglocatie.
  • Of de gegevens vermeld op de Food/Non-Foodverklaring juist zijn.
  • Of de bedrijfsverklaringen juist zijn.

 Deze steekproeven worden niet aangekondigd en zijn kosteloos. Worden er omissies aangetroffen tijdens de inspectie, dan wordt er geen Food/Non-Foodverklaring afgegeven. De aanvraag wordt dan op rood gezet in het systeem e-CertNL.

  • Als er naar het oordeel van de NVWA aanleiding toe is vindt er een gerichte inspectie plaats, bijvoorbeeld om specifieke eisen te beoordelen. Deze inspectie zal de NVWA aankondigen en is niet kosteloos.
  • Het is mogelijk dat de NVWA aanvullende administratieve inspecties wil uitvoeren.                
    De aanvrager dient de gevraagde gegevens aan de NVWA te vertrekken. Dit kan zowel op afstand als tijdens een fysieke inspectie.

5.2 Correcties

Bij fouten op de verklaring of bij het vaststaan van een partij kan in uitzonderlijke gevallen een nieuw document, vervangende verklaring (replacement), opgemaakt worden. De werkwijze wordt beschreven in instructie EXA-02 op de NVWA website. Beoordeling van een verzoek tot vervanging of een aanvullende verklaring gebeurt door de inhoudelijk deskundigen van CoA.

De aanvrager levert het volgende aan;

• Een verzoek per e-mail nvwacoareplacement@nvwa.nl  tot vervanging of een aanvullende  verklaring

• De volgende documenten c.q. informatie;

o Scan van het origineel afgegeven (en getekende) certificaat

o Informatie over waar de zending zich bevindt (BL/CMR/AWB)

o Reden van de vervanging/correctie

o Onderbouwing hoe de fout tot stand is gekomen

o Bewijslast waaruit de gevraagde correcties aangetoond kunnen worden.

o Bewijs dat de partij vast staat. Dat kan door het mailen van:

 Officieel verzoek van de autoriteiten van het land van bestemming

 Scan van de weigeringsverklaring van de autoriteiten van het land van  bestemming

 Bevestiging en/of verzoek van het Landbouwraadbureau

6. Tarieven

De tarieven worden vermeld op de website onder tarieven certificering op afstand.