De NVWA geeft exportdocumenten af die nodig zijn om food en non-food producten te mogen exporteren. De voorwaarden waar u aan moet voldoen vindt u hier.

In een aantal gevallen zijn exportverklaringen nodig om levensmiddelen of bijzonder eet- en drinkwaren te kunnen exporteren.

Voorbereiden exportverklaring (als nodig)

(1) Bij NVWA / CoA exportverklaring (zie hieronder)

(2) NVWA beoordeelt het verzoek

(3) NVWA neemt het verzoek op in het systeem e-CertNL

Aanvragen van exportverklaring

(4) Log in op e-CertNL

(5) NVWA beoordeelt exportverklaring

(6) NVWA stuurt de gewaarmerkte exportverklaring op per post

(1) Voorbereiden exportverklaring

  • Aanvragers sturen de sets van teksten naar de NVWA die zij in de toekomst op een exportverklaring zouden willen hebben
  • De NVWA beoordeelt deze teksten. Als de teksten door de NVWA kunnen worden afgegeven, worden deze vastgelegd in e-CertNL (iedere set teksten krijgt een eigen 'verzoek'-nummer)
  • De aanvrager wordt geïnformeerd over het resultaat van de beoordeling en krijgt de nummers waaronder de sets van teksten beschikbaar zijn

(4) Aanvragen exportverklaring

  • De aanvrager logt in op het systeem e-CertNL
  • De aanvrager kiest het nummer dat hoort bij de set teksten die hij op de exportverklaring wil hebben. NB alleen tekst-sets die in de voorbereiding door de NVWA zijn goedgekeurd zijn beschikbaar! Als er een nieuwe set nodig is, moet deze eerst weer goedgekeurd worden door de NVWA (zie voorbereiding) voordat deze set gebruikt kan worden in e-CertNL.
  • De aanvrager legt alle gegevens vast die nodig zijn voor de aanvraag en beoordeling van de exportverklaring.
  • De aanvrager dient de aanvraag in bij de NVWA met een druk op de knop in het systeem

(5) Beoordelen Exportverklaring

  • De NVWA kijkt of aan alle eisen wordt voldaan voor de afgifte van de exportverklaring met de aangevraagde set teksten
  • Mogelijk dat de NVWA aanvullende administratieve of fysieke inspecties wil uitvoeren, deze worden dan gepland en uitgevoerd.

(6) Afgeven Exportverklaring

  • Als aan alle eisen is voldaan, maakt de NVWA de exportverklaring (printen, waarmerken, tekenen) op een centrale locatie in Utrecht en stuurt de exportverklaring per post naar de aanvrager.

Belangrijke aandachtspunten voor het bedrijfsleven

  • De NVWA is een overheidsinstantie die niet alles kan/zal/mag verklaren. Een tekst als 'dit is het beste product in de wereld' zal dan ook nooit door de NVWA worden goedgekeurd.
  • Doordat mogelijk niet alle tekst van de eigen bedrijfsverklaring op de exportverklaring staat, kan het zijn dat u zelf toch nog de bedrijfsverklaring naar uw klanten kan/wil/moet sturen. De bedrijfseigen verklaring wordt echter niet meer gestempeld door de NVWA.
  • De NVWA zal alleen bedrijfsverklaringsteksten op de exportverklaring zetten als zij heeft kunnen vaststellen dat aan de daaraan ten grondslag liggende eisen wordt voldaan. Inspecties en controles zullen nodig blijven
  • Het aanvraagproces wordt verkort doordat er geen documenten meer via post verzonden hoeven te worden
  • Het is mogelijk om een (digitaal) voorbeeld van de exportverklaring op te vragen binnen e-CertNL dat u in een vroeg stadium bijvoorbeeld ter verificatie aan uw klanten in het buitenland kan sturen
  • Zodra uw klanten in het buitenland deze certificaten in digitale vorm accepteren kan e-CertNL ingeregeld te worden om volledig papierloos te werken.
  • Als u een groot aantal exportverklaringen aanvraagt, is het wellicht rendabel om uw eigen productie/verkoopsysteem direct te koppelen met het e-CertNL systeem. Dan wordt overtypen (met eventueel daarmee gepaard gaande fouten) voorkomen. Voor de mogelijkheden binnen uw eigen organisatie kunt u het beste de manager van uw IT-afdeling raadplegen.
  • U kunt ook contact opnemen met de implementatiemanager van de sectorimplementatie.
  • U kunt een exportverklaring aanvragen voor de export van een partij levensmiddelen, grondstoffen voor levensmiddelen, additieven, alcoholische dranken, bijzondere eet- en drinkwaar, productveiligheid, cosmetica en andere consumentenproducten (als er geen bindende veterinaire/fytosanitaire eisen van toepassing zijn).
  • U kunt een Freesale document aanvragen voor productregistratie in een derde land (land buiten de EU) ofwel het verkrijgen van markttoegang. Naast een Freesale document kan het derde land eisen dat ook een exportverklaring per partij wordt overlegd. Daarvoor moet u afzonderlijk een exportverklaring aanvragen. Als een Freesale document volstaat voor het derde land, dan hoeft u geen exportverklaring aan te vragen. Let wel, een exportverklaring bevat partijgebonden gegevens en een Freesale document bevat geen partijgebonden gegevens.
  • Uw aanvraag van beide documenten wordt op afstand inhoudelijk beoordeeld.
  • Een inspectie van de partij op locatie kan volgen op de dag van export of de dag voor export, op basis van een steekproef of als er naar het oordeel van de NVWA aanleiding toe is.
  • U kunt beide documenten aanvragen voor de volgende zogeheten food en non-food productgroepen: levensmiddelen, grondstoffen voor levensmiddelen, additieven, bijzondere etens- en drinkwaar, tabak en rookwaar, alcoholische dranken, verpakkingen, cosmetische producten, was- en reinigingsmiddelen, overige producten. 
  • Voor de productgroep bijzondere eet- en drinkwaar moeten de etiketten en productspecificaties vooraf door een deskundige van de NVWA worden beoordeeld.
  • Voor de productgroep cosmetica moeten de etiketten, productspecificaties (inclusief INCI's kwalitatieve en kwantitatieve samenstellingen) door een deskundige van de NVWA vooraf worden beoordeeld.
  • Voorwaarde voor het aanvragen van beide documenten is dat u als aanvrager/exporteur gevestigd bent in Nederland en onder toezicht staat van de NVWA. Dat betekent ook dat u de betreffende goederen in Nederland heeft opgeslagen en dat deze bij u geïnspecteerd kunnen worden. 
  • Voorwaarde is ook dat u beschikt over E-herkenning en bent aangesloten op het systeem e-CertNL. Het proces van het aanvragen tot de uitgifte van de genoemde documenten is immers geheel geautomatiseerd en loopt via het systeem e-CertNL.
  • De aanvraagtermijn van een exportverklaring is minimaal 2 werkdagen: dit zijn 2 werkdagen tussen aanvraagdatum en exportdatum. Deze termijn is ook nodig om een eventuele inspectie uit te kunnen voeren. Te laat ingediende aanvragen zullen wij niet in behandeling nemen. NB: het weekend en feestdagen zijn geen werkdagen. De NVWA verricht geen diensten op zon- en feestdagen. Aanvragen met zon- en feestdagen als exportdatum in e-CertNL worden daarom niet in behandeling genomen. Onderstaande tabel geeft de termijnen weer voor het indienen van de aanvraag (minimaal 3 werkdagen vóór transportdatum/exportdatum = datum waarop de partij wordt geladen en vanaf het opslagadres vertrekt):

Aanvraag uiterlijk indienen
in e-CertNL

Opgegeven transport-/
exportdatum

Maandag

Donderdag

Dinsdag

Vrijdag

Woensdag

Maandag

Donderdag

Dinsdag

Vrijdag

Woensdag

Doet u zaken met het Verenigd Koninkrijk?

Bedrijven moeten er rekening mee houden dat de NVWA na de Brexit meer moet controleren, keuren en certificeren.