We kunnen controleren of u de regels van de EUTR naleeft als u hout op de Europese markt brengt. Op deze pagina ziet u welke stappen we zetten tijdens een controle. En waar onze inspecteurs naar vragen en kijken. U kunt deze informatie gebruiken om zelf te checken of u aan de eisen voldoet.

We doen voorbereidend onderzoek

Voordat we uw stelsel van zorgvuldigheidseisen en uw documentatie controleren, zullen we eerst onderzoek doen naar uw bedrijf. Een aantal vragen moet worden beantwoord. Hiermee kunnen we bepalen of we een controle gaan doen, en wat we precies gaan controleren.

  • Is uw bedrijf aangesloten bij een toezichthoudende organisatie? Bekijk een actuele lijst met deze organisaties.
  • Is uw bedrijf een marktdeelnemer, een handelaar, of beide?
  • Heeft u CITES- of FLEGT-vergunningen die over dezelfde goederen gaan?

Due diligence System

In het internationale handelsverkeer wordt een stelsel van zorgvuldigheidseisen een Due Diligence System (DDS) genoemd. Deze begrippen betekenen dus hetzelfde.

We vragen u om informatie

U krijgt van ons een informatieverzoek per e-mail. Ook maken wij een afspraak om een fysiek bezoek te brengen aan uw bedrijf. Tijdens dit bezoek zullen we u vragen documenten en systemen toe te lichten. Hiervoor is het belangrijk dat er een gemachtigde vertegenwoordiger van het bedrijf aanwezig is. We vragen u om binnen een bepaalde termijn de volgende documenten te sturen:

  • Uw stelsel van zorgvuldigheid.
  • Documenten die volgens uw stelsel van zorgvuldigheidseisen de herkomst en legaliteit van de verschillende importen aantonen, die aantonen waar het hout allemaal is geweest, en of het bewerkt is.
  • Verslagen van eventuele risico beperkende (mitigatie) maatregelen die u genomen heeft.

We beoordelen uw documentatie

We zullen vervolgens alle documenten goed controleren. Dit is vooral om te kijken hoe u uw zorgvuldigheidssysteem heeft opgezet. De inspecteur gebruikt bij de beoordeling deze checklist:

  • Is uw bedrijf aangesloten bij een toezichthoudende organisatie?
  • Heeft u een schriftelijk stelsel van zorgvuldigheidseisen?
  • Heeft u een verantwoordelijke aangewezen voor uw stelsel van zorgvuldigheidseisen?
  • Keurt u het stelsel van zorgvuldigheidseisen jaarlijks (intern of extern)?
  • Heeft u een overzicht van geldende wetgeving in het land van oorsprong en hoe daaraan voldaan moet worden?
  • Geeft uw stelsel van zorgvuldigheidseisen aan dat de analyse van de legaliteit per houtstroom moet gebeuren? Waar relevant moet deze analyse gaan over iedere specifieke houtsoort binnen deze houtstroom.
  • Geeft uw stelsel van zorgvuldigheidseisen aan dat de beoordeling van een houtstroom 1 jaar geldig is?
  • Geeft uw stelsel van zorgvuldigheidseisen aan dat de informatie 5 jaar bewaard moet blijven?
  • Geeft uw stelsel van zorgvuldigheidseisen aan wat er moet gebeuren als leveranciers niet in staat zijn om de juiste documenten te overleggen?

We bekijken hoe u risico’s beoordeelt

Hieronder noemen we risico’s waarvan we verwachten dat u ze beoordeelt, en het oordeel dat u velt documenteert. Het bekijken van de risico’s en het mitigeren daarvan zijn 2 verschillende stappen.

We verwachten van u dat u eerst alle risico’s beoordeelt, en daarna eventuele risico’s mitigeert. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door het verzamelen van extra informatie, het uitvoeren van een audit of het kopen van een gecertificeerd product.

  • Heeft u een verantwoordelijke voor de risicobeoordeling aangewezen?
  • Heeft u het risico op vermenging met andere houtstromen beoordeeld? Lees meer over het risico op vermenging verder op deze pagina.
  • Heeft u uitgezocht of illegale kap in het land van herkomst vaak voorkomt?
  • Heeft u uitgezocht hoe betrouwbaar de overheid in dat land is, is daar bijvoorbeeld corruptie? Wij beschouwen een CPI <40 als een hoog risico.
  • Heeft u een goed overzicht van de complexiteit van de keten?
  • Heeft u uitgezocht of er een (gewapend) conflict is in het land?
  • Valt het land onder sancties?
  • Heeft u uitgezocht of anderen een risicoprofiel over het land hebben gepubliceerd?
  • Heeft u de informatie uit rapporten van betrouwbare partijen meegenomen in uw eigen risicobeoordeling?
  • Herziet u de risicobeoordeling jaarlijks?
  • Heeft u aangegeven welke maatregelen u hanteert bij een bepaald risico?

Voor de risicobeoordeling moet u in ieder geval rekening houden met de corruptie-index. Deze wordt onder andere gepresenteerd op: www.transparency.org. Conflicten kunnen ook zorgen voor toegenomen illegale kap. Info erover is onder anderen te vinden via de Global Conflict Tracker.

Organisaties zoals Forestlink en Global Forest Watch hebben openbare websites met kaarten waarop risico op illegale kap te zien is. Voorbeelden van risk assessments zijn onder anderen te vinden op de site van Preferred by Nature.

We beoordelen eventuele maatregelen die u heeft genomen

Heeft u maatregelen genomen omdat u risico’s vond tijdens de risicobeoordeling? De inspecteur kijkt welke maatregelen uw bedrijf neemt en beoordeelt of deze aan de regels voldoen. In de wet staat gedetailleerd welke eisen gelden voor de maatregelen die u neemt. U vindt deze in uitvoeringsverordening (EU) Nr. 607/2012 van 6 juli 2012.

Certificering

U kunt certificering gebruiken om risico’s af te dekken binnen de supply chain. U moet dan wel goed weten wat de specifieke certificering inhoudt en welke risico’s door dat certificaat afgedekt worden. Vervolgens moet u zelf de risico’s mitigeren.

Door de Europese Commissie zijn verschillende elementen aangewezen die de betrouwbaarheid van een certificaat verhogen. Dat zijn onder andere de volgende punten:

  • Is de gebruikte standaard publiek beschikbaar?
  • Wordt er minstens elke 12 maanden gecontroleerd?
  • Dekt deze audit de stappen in de hele handelsketen (Chain of custody)?
  • Wordt uitgesloten dat hout, dat niet wordt gecontroleerd, gemengd wordt met hout dat wel onderdeel is van de controle?
  • Is het certificaat geldig? En linken de certificaten de partij hout aan de kap- en productielocaties?
  • Kloppen de certificeringsclaims?
  • Zijn de audit rapporten beschikbaar?

Andere audits

Heeft een onafhankelijke partij een audit uitgevoerd? Dan bekijken we de volgende punten:

  • Is er een overzicht van waarnaar gekeken is tijdens deze audit, en hoe vervolgens voldaan is aan deze elementen?
  • Is er van te voren een lijst opgesteld met vragen of controle-elementen, en zijn die vervolgens verwerkt in een schriftelijk rapport met bewijs?
  • Past de frequentie van controleren bij de supply chain?
  • Dekt deze audit de stappen in de hele handelsketen (Chain of custody)?
  • Wordt uitgesloten dat hout dat niet wordt gecontroleerd, gemengd wordt met hout dat wel onderdeel is van de controle?
  • Heeft deze audit de geldigheid van alle relevante vergunningen, belastingen, verklaringen en andere documentatie aangetoond? Bevindingen moeten herleidbaar zijn met bewijs.

We beoordelen de documenten bij de zendingen

We bekijken hoe en via welke stappen het hout naar Nederland kwam. Daarbij gebruiken we de volgende checklist voor iedere zending.

  • Heeft u een lijst gemaakt met de documenten die u moet overleggen om de legaliteit van stappen in de keten aan te tonen?
  • Zijn alle documenten die u moet overleggen om legaliteit aan te tonen beschikbaar?
  • Zijn er vertalingen beschikbaar? Of denken we dat de verantwoordelijke de inhoud van de documenten kan beoordelen in de oorspronkelijke taal?
  • Heeft u een overzicht gemaakt van de verschillende partijen die betrokken waren bij het produceren en bewerken van het hout? Dit is de Chain of Custody.
  • Is van alle partijen duidelijk dat ze hout mogen produceren of bewerken? En dat ze daarvoor de benodigde vergunningen hebben.
  • Heeft u een overzicht gemaakt van de plekken waar het hout is geweest? En welke bewerkingen daar hebben plaatsgevonden?
  • Heeft u aangegeven op welke plekken er risico bestond voor het mengen van hout met hout uit onbekende bronnen? Deze bronnen kunnen ook een gecertificeerde oorsprong hebben. Het gaat er om dat de informatie alle bronnen van het eventuele mengsel moet dekken. Bekijk ook de informatie over bijmengen eerder op deze pagina.
  • Is er geldig bewijs waar het hout is gekapt?
  • Was voor de kap een geldige vergunning voorhanden?
  • Is er bewijs dat de relevante belastingen zijn betaald?
  • Zijn de verschillende documenten aan elkaar te linken, komen de data, aantallen en volumes overeen?

U kunt per land een overzicht maken met de documenten die verwacht worden om de legaliteit van een partij aan te geven. Om dit overzicht te maken kunt u onder andere werken op basis van www.timbertradeportal.com. Ook Preferred bij Nature geeft overzichten van wetgeving. Ook VPA trajecten kunnen een goede bron van informatie zijn. Zie The EU FLEGT VPA Programme.

We nemen soms monsters

Soms nemen we monsters van het hout. Dat doen we om de documenten die kaplocatie en legaliteit aantonen, te kunnen linken aan het product.

We nemen monsters bij:

  • onbekende houtsoorten
  • producten waarvan we niet kunnen zien welke houtsoorten er zijn gebruikt, zoals vezelplaten, fineerplaten, of papier
  • partijen waarbij meerdere soorten producten zijn, zodat er het risico lijkt te bestaan dat er gemengd is. In dit geval nemen we meerdere monsters om eventuele verschillen aan te tonen.

We nemen geen monsters bij een duidelijk herkenbaar product van een locatie met een laag risico.

We bekijken of u voldoet of niet

We maken een overzicht op basis van uw gegevens, en de lijst met documentatie die we verwachten. Hiermee beantwoorden we de volgende vragen:

  • Heeft u een stelsel van zorgvuldigheidseisen?
  • Is er een risicobeoordeling per productstroom?
  • Is de documentatie over de zending volledig van kap tot binnenkomst in de EU?
  • Heeft de documentatie duidelijk te maken met het geïmporteerde product?

Hiermee bepalen we of u voldoet of niet.

U voldoet

Kunnen we 4 vragen met ‘ja’ beantwoorden? Dan heeft u voldaan aan de eisen. In dit geval is de inspectie afgerond. We zullen nog wel een rapportage maken.

U voldoet niet

Kunnen we 1 of meer van de 4 vragen niet helemaal positief beantwoorden? Dan zullen we bekijken of de tekortkoming structureel is, en u het voor geen van de zendingen op orde heeft.

In dat geval maken we een rapport waarin we aangeven wat er niet op orde was en wat de bijbehorende overtreding is. Meestal zullen we u een Last onder dwangsom opleggen en een herinspectie doen. De sancties die horen bij specifieke overtredingen zijn van te voren vastgelegd in ons interventiebeleid.

Overstap naar strafrecht

Vermoeden we dat u vaker overtredingen maakt? Of is uw overtreding zeer ernstig? Dan kunnen we uw zaak overdragen aan het Openbaar Ministerie (OM). Het OM bepaalt of u strafrechtelijk word vervolgd.

Interventiebeleid

Onze controles vallen onder ons interventiebeleid. Daarin staat beschreven welke interventies we kunnen doen als bedrijven zich niet aan de regels houden. Bekijk hoe een inspectie van de NVWA verloopt. Lees meer over interventies en het interventiebeleid specifiek voor de EUTR.

Meer informatie

De EUTR Expert Working Group heeft informatie over verschillende onderwerpen. U kunt dit via onderstaande links bekijken.