ePhyto's gebruiken bij import van planten en plantaardige materialen

Wat is een ePhyto?

Een elektronisch fytosanitair certificaat (ePhyto) is een digitale versie van het traditionele papieren certificaat. Het is een elektronische verklaring die door de autoriteiten in het exportland wordt afgegeven om te bevestigen dat planten en plantaardige producten gezond zijn en voldoen aan de fytosanitaire importvereisten van het land van bestemming. Voor de EU geldt dat alle elektronische fytosanitaire certificaten met TRACES moeten worden uitgewisseld.

Derde landen die ePhyto’s willen gebruiken voor hun export naar de EU moeten daarvoor toestemming hebben van de Europese Commissie. Een ePhyto is in de EU alleen geldig als deze in digitale vorm in TRACES is opgenomen. Het is de verantwoordelijkheid van de autoriteiten in de derde landen om te zorgen dat ePhyto’s succesvol als elektronisch bericht worden uitgewisseld. TRACES gebruikers kunnen niet zelf ePhyto’s in TRACES uploaden.

Welke landen mogen ePhyto's afgeven voor import?

Onderstaande landen hebben toestemming om ePhyto’s af te geven.

• Argentinië
• Brazilië
• Chili
• Colombia
• Costa Rica
• Dominicaanse Republiek
• Egypte
• Fiji
• Filipijnen
• Frans-Polynesië
• Guatemala
• Israël
• Ivoorkust
• Jamaica
• Jordanië
• Kameroen
• Kenia
• Marokko
• Mexico
• Nieuw-Zeeland
• Nigeria
• Oeganda
• Oekraïne
• Oezbekistan
• Pakistan
• Panama
• Peru
• Samoa
• Senegal
• Sri Lanka
• Togo
• Tunesië
• Verenigde Staten
• Verenigd Koninkrijk
• Zuid-Afrika
• de 5 Franse overzeese gebieden Guadeloupe, Martinique, Guyana, Mayotte, la Réunion Island

CLIENT Import invullen bij gebruik ePhyto

Doet u aangifte in CLIENT Import van een geïmporteerde zending met een elektronisch fytosanitair certificaat? Vul dan de gegevens van het certificaat goed en volledig in.

Zet de volgende gegevens in het elektronische certificaat:

• nummer
• datum en jaar van afgifte
• land van afgifte

Let op dat u het nummer van het ePhyto juist overneemt:

• zonder spaties, tenzij de spatie expliciet onderdeel uitmaakt van het certificaatnummer
• zonder een punt erachter
• zonder toevoegingen zoals 'No.'

Egypte, Tunesië, het Verenigd Koninkrijk en de Franse overzeese gebieden maken elektronische exportcertificaten in TRACES. In dat geval heeft het  elektronisch certificaat een lokaal referentienummer en een IMSOC referentienummer. In uw CLIENT aangifte moet u het IMSOC referentienummer gebruiken.

Voorbeeld:

Bericht van CLIENT Import als er geen ePhyto is

Bij iedere aangifte voor een zending uit 1 van de landen met toestemming om ePhyto’s te gebruiken, controleert CLIENT of er een ePhyto in TRACES aanwezig is. Dat gebeurt aan de hand van het opgegeven certificaatnummer.

Is er geen ePhyto? Dan ontvangt u daarover een bericht. Als u hierover geen bericht krijgt, kunt u er van uitgaan dat er een ePhyto beschikbaar is in TRACES.

In die gevallen dat er geen ePhyto in TRACES staat, gaat de NVWA ervan uit dat er door het betreffende derde land voor die zending geen elektronisch certificaat is afgegeven, maar een gewaarmerkt papieren certificaat, voorzien van natte handtekening en stempel. Dit moet dan bij de zending aanwezig zijn en getoond worden tijdens de importinspectie.

Is er tijdens de importinspectie geen ePhyto beschikbaar én er is ook geen gewaarmerkt papieren certificaat? Dan kan de zending pas worden vrijgegeven als er een vervangend certificaat is aangeleverd. Dit kan zijn:

• Een vervangend origineel gewaarmerkt papieren fytosanitair certificaat, voorzien van natte handtekening en stempel.
• Een print van een elektronisch certificaat waarvan de authenticiteit kan worden geverifieerd, bijvoorbeeld met een bericht van de autoriteit uit het betreffende land of een printversie met een QR code die toegang geeft tot het certificeringssysteem van het derde land.

Bovenstaande geldt niet voor zendingen die via een ander EU-land zijn binnengekomen en zijn verlegd naar een controlepunt in Nederland voor inspectie. Dan moet er een kopie van het papieren certificaat of een print van het elektronische certificaat aanwezig zijn, in combinatie met het authorized for transfer CHED.PP dat in het EU-land van binnenkomst is afgegeven. In deze gevallen is het origineel ingenomen in het land van binnenkomst.

ePhyto's gebruiken bij re-export

Wilt u een (deel van een) ingevoerde zending weer exporteren (re-export)? U kunt te maken krijgen met de situatie dat papieren certificaten omgezet moeten worden naar elektronische certificaten, en omgekeerd. Bekijk wat u in welke situatie moet doen.