Zorg voor een gevalideerde registratie in TRACES

Geldige registratie in TRACES als EURPO of EUPO is noodzakelijk

TRACES genereert alleen een CHED-PP voor bedrijven die correct zijn geregistreerd. Iedere importeur van planten, plantaardige producten of gebruikte landbouwmachines in de EU moet geregistreerd zijn in het nationale register van de National Plant Protection Organization (NPPO). In Nederland is de NPPO onderdeel van de NVWA.

Als u geregistreerd bent in het nationale register heeft u een Fytosanitair Registratienummer (FRN). Geregistreerde bedrijven krijgen in TRACES een door de NVWA gevalideerde status als EURPO. EURPO staat voor ‘EU registered professional operators’.  

Uitzondering voor bepaalde bedrijven

Een kleine groep bedrijven hoeft zich niet te registreren in het nationale register. Waaronder bijvoorbeeld importeurs van natuursteen of staalproducten met verpakkingshout uit bepaalde landen. Deze bedrijven moeten in TRACES zijn geregistreerd en door ons worden gevalideerd als EUPO. EUPO betekent ‘EU professional operators other than EU registered professional operators’.

Wij adviseren deze bedrijven zich toch te laten registreren in het nationale register, zodat zij ook als EURPO gevalideerd kunnen worden in TRACES. Volg hiervoor de volgende stappen.

Hoe kom ik aan een EURPO-registratie?

Om de EURPO-rol in TRACES te krijgen moet u geregistreerd staan in het nationale register van de National Plant Protection Organization. De NPPO is een onderdeel van de NVWA.

U heeft per locatie een EURPO-registratie nodig. Wilt u kunnen importeren op meerdere locaties? Dan moet u onderstaande stappen voor iedere locatie zetten.

• Vul ons relatieformulier in, als u dat nog niet heeft gedaan. Daarmee geeft u onder andere uw naam en adresgegevens, KVK-nummer en KVK-vestigingsnummer door. Gebruik hiervoor de gegevens van de (neven)vestiging die u als importlocatie wilt gebruiken. Heeft u meerdere vestigingen? Vul dan voor iedere vestiging opnieuw het relatieformulier in.
• Neem vervolgens contact op met uw keuringsdienst en vraag een fytosanitair registratienummer (FRN) aan. Dit FRN wordt gekoppeld aan de combinatie KVK-nummer en vestigingsnummer voor de specifieke (neven)vestiging. Weet u niet bij welke keuringsdienst u zich moet melden? Kijk dan in stap 5 van het stappenplan voor het eerst planten of plantaardige producten importeren.

Let op: u moet voor iedere vestiging die u als importlocatie wilt gebruiken een EURPO-rol hebben en ook een apart FRN aanvragen. De meerdere FRN’s worden momenteel alleen gebruikt voor het verkrijgen van een CHED-PP. Dit zorgt niet voor wijzigingen in het gebruik bij de andere werkzaamheden rondom plantenpaspoorten.

• U krijgt binnen enkele werkdagen een FRN van de keuringsdienst.
• Heeft u uw FRN ontvangen? Stuur dan een e-mail aan TRACESNT.CHEDPP@nvwa.nl om uw EURPO-rol toe te laten voegen in TRACES. Deze postbus wordt beheerd op werkdagen van 9.00 uur tot 16.00 uur.
• U kunt op Checkecert.nl nakijken of uw EURPO-registratie is verwerkt.

Is uw geadresseerde, importeur of bestemming gevestigd in een andere EU-land? Dan moet die zichzelf bij de overheid in dat land laten registreren in TRACES.

Nog geen EURPO-registratie, wel een CHED-PP nodig

U kunt soms een tijdelijke EURPO-rol toegekend krijgen. Deze is slechts 3 weken geldig. Dit is alleen bedoeld voor ad hoc problemen. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat u problemen krijgt met vaststaande zendingen in een ander EU-land.

U kunt deze tijdelijke EURPO-rol aanvragen door een e-mail te sturen aan TRACESNT.CHEDPP@nvwa.nl. Deze postbus wordt beheerd op werkdagen van 9.00 uur tot 16.00 uur.

U krijgt deze tijdelijke EURPO-rol alleen als u kunt aantonen dat u al een FRN-aanvraag heeft gedaan bij een keuringsdienst. Stuur ons bijvoorbeeld een bevestigingsmail of een print screen van uw aanvraag.

Wanneer u uw officiële FRN heeft ontvangen dan moet u dit aan ons doorgegeven via TRACESNT.CHEDPP@nvwa.nl. We zullen uw tijdelijke EURPO-account vervolgens omzetten naar een definitieve EURPO-registratie.

Verandering in EURPO-registratie doorgeven

Wilt u veranderingen doorgeven in uw EURPO-registratie? Stuur dan een verzoek naar TRACESNT.CHEDPP@nvwa.nl.

EURPO-registratie verifiëren met het raadpleegscherm

Via het raadpleegscherm kunt u bekijken of uw relatie waarmee u zakendoet een EURPO-registratie heeft in TRACES. Dat werkt zo:

• Open de tab ‘organisaties’ links in het menu
• Gebruik de tweeletterige landcode (NL, BE, DE, FR…..) voor het bedrijf dat u wilt checken.
• Kies bij ‘ID type’ voor ‘EORI’.
• Vul bij ‘ID code’ het EORI nummer in.
• Klik op ‘Zoek’

Als het bedrijf een registratie als EURPO of EUPO heeft, kunt u dat als volgt zien:

• In de kolom ‘Activiteit’ moet ‘EURPO’ of ‘EUPO’ staan.
• In de kolom ‘Status’ moet ‘VALIDE’ staan (en niet ‘NIEUW’).

Vindt u op basis van het EORI nummer geen registratie? U kunt u ook zoeken op Naam, Postcode, Plaats. Het kan namelijk voorkomen dat er wel een valide EURPO of EUPO in TRACES is geregistreerd, maar dat het EORI nummer er niet bij staat als identifier. 

Verkeerde gegevens in TRACES? Geef het door

Ziet u verkeerde gegevens van een bedrijf of andere marktdeelnemer in TRACES? Geef dat dan aan ons door, en vermeld erbij wat de juiste gegevens zijn. Stuur daarvoor een e-mail naar TRACESNT.CHEDPP@nvwa.nl. Deze postbus wordt beheerd op werkdagen van 9.00 uur tot 16.00 uur.

Waar staat dit in de wet?

Alle bedrijven die geregistreerd staan in TRACES moeten ook in het nationale register van de NPPO moeten zijn opgenomen. Dat is bepaald door de Europese Commissie in de IMSOC-verordening (EU) 2019/1715 artikel 45 en Plantgezondheidsverordening (EU) 2016/2031 artikel 65.