Derde landen hebben toestemming nodig van de Europese Commissie om ePhyto’s te mogen gebruiken. Als landen door de EU zijn erkend om ePhyto's af te geven, betekent dat niet dat deze landen uitsluitend ePhyto’s afgeven. Dit kan per zending verschillen. Als er geen ePhyto beschikbaar is, moet er een origineel gewaarmerkt papieren fytosanitair certificaat bij de zending aanwezig zijn.

Wat is een ePhyto?

Een elektronisch fytosanitair certificaat (ePhyto) is het digitaal alternatief voor het traditionele papieren certificaat. Het is een elektronische verklaring die via geauthenticeerde en beveiligde elektronische kanalen wordt verzonden door de plantenziektekundige dienst (NPPO) in het exportland naar de NPPO van het land van invoer. Een elektronisch fytosanitair certificaat is dus een bericht dat rechtstreeks van de verzendende naar de ontvangende NPPO wordt gestuurd. U kunt niet zelf een ePhyto aanleveren of uploaden. 

Beschikbaar in TRACES

Een ePhyto is een elektronisch bericht dat alleen geldig is als dat door het derde land succesvol is uitgewisseld én in elektronische vorm beschikbaar is in het EU-systeem TRACES. In de Nederlandse situatie worden ePhyto’s uit TRACES opgehaald en in pdf-format getoond op de tablet van de inspecteur. Is er geen ePhyto beschikbaar, dan moet er een origineel gewaarmerkt papieren certificaat worden getoond bij de fysieke inspectie of Documentcontrole. Let op! Een printversie of pdf van het elektronische papieren certificaat uit het land van herkomst met een QR-code is geen ePhyto.

Welke landen hebben toestemming voor ePhyto’s bij export naar de EU?

Onderstaande landen hebben toestemming van de Europese Commissie om ePhyto’s te gebruiken bij hun export naar de EU:

  • Angola
  • Argentinië
  • Brazilië
  • Chili
  • Colombia
  • Costa Rica
  • Dominicaanse Republiek
  • Egypte
  • Fiji
  • Filipijnen
  • Frans-Polynesië
  • Guatemala
  • Israël
  • Ivoorkust
  • Jamaica
  • Jordanië
  • Kameroen
  • Kenia
  • Marokko
  • Mauritanië
  • Mexico
  • Nieuw-Zeeland
  • Nigeria
  • Oeganda
  • Oekraïne
  • Oezbekistan
  • Pakistan
  • Panama
  • Peru
  • Rwanda
  • Samoa
  • Senegal
  • Sri Lanka
  • Togo
  • Tunesië
  • Verenigde Staten
  • Verenigd Koninkrijk
  • Verenigd Koninkrijk Schotland
  • Zuid-Afrika
  • de 5 Franse overzeese gebieden Guadeloupe, Martinique, Guyana, Mayotte, la Réunion Island

Let op het juist invullen van uw CLIENT aangifte bij een ePhyto!

Let erop dat u bij uw aangifte in CLIENT Import van een zending met een elektronisch fytosanitair certificaat, onderstaande gegevens van het elektronische certificaat goed en volledig invult: 

  • nummer
  • datum en jaar van afgifte
  • land van afgifte

Alleen als deze gegevens correct zijn ingevuld, kan het elektronische certificaat opgehaald worden uit TRACES en getoond worden op de tablet van de inspecteur. Let er dus op dat u het nummer van het ePhyto juist vermeld:

  • zonder spaties, tenzij de spatie expliciet onderdeel uitmaakt van het certificaatnummer
  • zonder een punt erachter
  • zonder toevoegingen zoals 'No.'

Egypte, Rwanda, Tunesië, het Verenigd Koninkrijk en de Franse overzeese gebieden maken elektronische exportcertificaten in TRACES. In dat geval heeft het  elektronisch certificaat een lokaal referentienummer en een IMSOC referentienummer. In uw CLIENT aangifte moet u het IMSOC referentienummer gebruiken.

Zie deze voorbeelden:

U ontvangt bericht van CLIENT Import als er geen ePhyto is gevonden

Bij iedere aangifte voor een zending uit één van de landen met toestemming om ePhyto’s te gebruiken, controleert CLIENT of er een ePhyto in TRACES gevonden kan worden. Dat gebeurt aan de hand van de door u opgegeven gegevens in uw CLIENT aangifte.

Is er geen ePhyto gevonden? Dan ontvangt u daarover een bericht. Controleer in dat geval of u de gegevens correct heeft ingevuld. Heeft u een fout gemaakt? Annuleer dan de aangifte via uw Keuringsdienst en dien een nieuwe in. Als u geen bericht krijgt, kunt u ervan uitgaan dat er een ePhyto gevonden is in TRACES en beschikbaar zal zijn op de tablet van de inspecteur tijdens de importinspectie.

In die gevallen dat er geen ePhyto in TRACES gevonden is, gaat de NVWA ervan uit dat er door het betreffende derde land voor die zending een gewaarmerkt papieren certificaat is afgegeven, voorzien van natte handtekening en stempel. Dit moet dan bij de zending aanwezig zijn en getoond worden tijdens de importinspectie.

Is er tijdens de importinspectie geen ePhyto beschikbaar, én is er ook geen gewaarmerkt papieren certificaat? Dan kan de zending pas worden vrijgegeven als er een vervangend certificaat is aangeleverd. Dit kan zijn:

  • Een vervangend origineel gewaarmerkt papieren fytosanitair certificaat, voorzien van natte handtekening en stempel.
  • Een print van een elektronisch certificaat waarvan de authenticiteit kan worden geverifieerd, bijvoorbeeld met een bericht van de autoriteit uit het betreffende land of een printversie met een QR-code die toegang geeft tot het certificeringssysteem van het derde land.

Bovenstaande geldt niet voor zendingen die via een ander EU-land zijn binnengekomen en zijn verlegd naar een controlepunt in Nederland voor inspectie. Dan moet er een kopie van het papieren certificaat of een print van het elektronische certificaat aanwezig zijn, in combinatie met het ‘authorized for transfer’ CHED-PP dat in het EU-land van binnenkomst is afgegeven. In deze gevallen is het origineel ingenomen in het land van binnenkomst

ePhyto's gebruiken bij re-export

Wilt u een (deel van een) ingevoerde zending weer exporteren (re-export)? U kunt te maken krijgen met de situatie dat papieren certificaten omgezet moeten worden naar elektronische certificaten, en omgekeerd. Bekijk wat u in welke situatie moet doen.