Opzetten systeem van zorgvuldigheidseisen

De Europese houtverordening geeft aan hoe u moet onderbouwen dat het door u op de markt gebrachte hout legaal is. Als marktdeelnemer (degene die voor het eerst hout op de markt brengt) moet u een systeem van zorgvuldigheidseisen opzetten. Internationaal wordt dit een due dilligence systeem (DDS) genoemd.

U kunt zelf een DDS opzetten of zich aansluiten bij een erkende toezichthoudende organisatie.

  • Bekijk het stroomdiagram om te zien of de EU-houtverordening van toepassing is op uw product, en wat u moet doen.
  • Bekijk voor het stapsgewijs opzetten van een systeem van zorgvuldigheidseisen Stap 1, Stap 2 en Stap 3.

Certificeringsstelsels

U mag voor Stap 2 en 3 in het linkermenu gebruikmaken van certificeringsstelsels. De stelsels moeten wel aan alle volgende criteria voldoen: 

a) zij voorzien in een publiek toegankelijk systeem van vereisten dat door derden kan worden gebruikt en dat ten minste alle relevante voorschriften van de geldende wetgeving omvat;

b) zij bepalen dat een 3e partij regelmatig en ten minste om de 12 maanden controles uitvoert, met inbegrip van bezoeken ter plaatse, om na te gaan of de toepasselijke wetgeving wordt nageleefd; 

c) zij omvatten door een derde partij geverifieerde middelen om overeenkomstig de toepasselijke wetgeving gekapt hout en van dat hout afkomstige houtproducten in ieder stadium van de toeleveringsketen te traceren, voordat dat hout of die houtproducten op de markt worden gebracht; 

d) zij omvatten door een 3e partij geverifieerde controles om te waarborgen dat hout of houtproducten van onbekende oorsprong, of hout of houtproducten die niet overeenkomstig de toepasselijke wetgeving zijn gekapt, de toeleveringsketen niet binnenkomen.

Controleer of uw stelsel aan bovenstaande criteria voldoet. Controleer of de aan u overlegde documenten voldoen aan de vereisten vanuit het certificeringsstelsel. Controleer ook of de certificaten nog geldig zijn of dat er tegen bepaalde partijen stappen zijn ondernomen door de certificerende instelling.

Frequentie

De marktdeelnemers passen het stelsel van zorgvuldigheidseisen toe op elke afzonderlijke door een bepaalde leverancier binnen een periode van maximaal 12 maanden geleverde soort hout of houtproduct, op voorwaarde dat de;

  • boomsoort;
  • het land of de landen van oorsprong, of in voorkomend geval;
  • de subnationale regio('s) en;
  • de kapconcessie(s) ongewijzigd zijn gebleven.

Documenten

U  moet bovenstaande stappen onderbouwen met documenten. De risicobeoordelingsprocedures en de onderliggende documenten moeten 5 jaar worden bewaard en voor controle aan de bevoegde autoriteit beschikbaar worden gesteld. U mag bovengenoemde papierloos bewaren, uitgezonderd zijn originele vergunningen en certificaten.

Evaluatie van uw systeem

U moet uw systeem regelmatig evalueren. Dit kan gebeuren door een persoon in uw eigen organisatie, of een externe instantie zoals een auditbureau.