Vooraanmelden in CLIENT Import bij importeren planten of plantaardige producten

CLIENT Import gebruiken via uw software

CLIENT Import is een systeem van de NVWA. Het registreert in Nederland aanvragen van importkeuringen en verdeelt ze onder de keuringsdiensten. U doet niet rechtstreeks aangifte in CLIENT Import.

Als importeur zet u alle noodzakelijke gegevens in eigen software die kan communiceren met CLIENT Import. Of uw douaneagent doet dit voor u. Er zijn verschillende bedrijven die deze software leveren.

Bent u softwareleverancier? Bekijk de eisen voor softwareontwikkelaars CLIENT Import.

Koppeling met TRACES

Bij het verwerken van uw aangifte worden de gegevens vanuit CLIENT Import verstuurd naar het Europese systeem TRACES.

In TRACES wordt vervolgens een Gemeenschappelijk Gezondheidsdocument van Binnenkomst (GGB) gegenereerd. Dit is de Nederlandse naam voor het Common Health Entry Document (CHED). Voor Planten en Plantaardige producten genereert TRACES een CHED-PP. TRACES maakt  alleen een CHED-PP aan als de aangiftegegevens voldoen aan een aantal voorwaarden.

CLIENT import produceert ook een zogenaamde P2-code. Deze P2-code heeft u nodig bij de Douane om de goederen in het vrije verkeer te krijgen. Eind 2025 gaat de Douane werken met het Europese douane systeem CERTEX. Dan heeft u een CHED-PP nummer nodig voor de fytosanitaire douanevrijgave. Een CHED-PP en het insturen van de juiste aangiftegegevens is dus noodzakelijk. Een P2-code is dan niet meer geldig. Wel blijft de P2 code van toepassing voor de vrijgave van zendingen groenten en fruit waarvoor EU handelsnormen gelden.

Belangrijke aandachtspunten in uw aangiftegegevens

Hieronder staan enkele belangrijke begrippen en gegevens waar u rekening mee moet houden om een aangifte succesvol te laten verlopen.

Exploitanten

Met ‘exploitanten’ bedoelen we de bij import betrokken bedrijven. Hiervan zijn er een aantal belangrijk omdat bij deze exploitanten een activiteit in TRACES geregistreerd moet staan, die gevalideerd is.

Importeur

Een importeur moet in TRACES geregistreerd staan met een gevalideerde activiteit ‘EU registered professional operator’ (EURPO) of ‘EU professional operators other than EU registered professional operators’ (EUPO). Bekijk hoe u zorgt voor een gevalideerde registratie in TRACES.

Een uitzondering hierop zijn importeurs die buiten de EU gevestigd zijn. Dit is van toepassing bij de vooraanmelding in CLIENT Import voor doorvoer en overladen.

De verantwoordelijke voor de lading (ladingbelanghebbende)

Een ladingbelanghebbende moet in TRACES geregistreerd staan met een gevalideerde activiteit ‘Responsible for the load’ (RFL).

CLIENT kan exploitant niet vinden: aangifte geweigerd

Als CLIENT een importeur of de verantwoordelijke voor de lading niet kan vinden in TRACES dan wordt uw aangifte geweigerd. U kunt in dit geval zelf in een webapplicatie opzoeken of de exploitant in TRACES geregistreerd staat met een geldige activiteit (EURPO/EUPO/RFL).

OAI gebruiken in plaats van EORI

Vindt u in de webapplicatie wel een gevalideerde activiteit voor de exploitant maar geen EORI-nummer? Dan kunt u het Operator Activity ID (OAI) van die activiteit gebruiken in uw aangifte in CLIENT Import. Het OAI is een uniek nummer dat automatisch door TRACES wordt gegenereerd voor iedere activiteit, zoals importeur of ladingbelanghebbende.

Het meesturen van de OAI in de aangifte is voor CLIENT Import niet verplicht. Als u de OAI wel meestuurt in de aangifte, dan gebruikt CLIENT dit bij het aanmaken van het CHED in TRACES. Het is dan belangrijk dat de OAI hoort bij het bedrijf met de juiste activiteit anders mislukt het aanmaken van het CHED-PP alsnog.

Aangifte bij overbrengen van importzending

U kunt uw zending overbrengen binnen Nederland, van een ander EU-land naar Nederland of andersom. Lees wat u in deze situaties moet doen.

Aangifte bij doorvoer en overladen van importzending

Bekijk hoe u CLIENT Import invult bij doorvoer en overladen (transit en transhipment).

Gebruik de juiste documenten en bescheidcodes in uw aanmelding

Uw aangifte moet altijd voorzien zijn van de juiste documentsoorten die horen bij de zending.

Fytosanitair certificaat, N851

Een fytosanitair certificaat zet u in de aangifte als bescheidcode N851 met het juiste certificaatnummer. Per aangifte kunt u 1 fytosanitair certificaat insturen.

Is het certificaatnummer van een ePhyto? Zorg er dan voor dat het certificaatnummer exact overeenkomt. Als er een mismatch is met het nummer in TRACES, dan zal de inspecteur het elektronische certificaat niet kunnen raadplegen, waardoor de zending kan worden geweigerd.

Heeft u een papieren certificaat? Dan kunt u een scan van dit certificaat als pdf meesturen in de aangifte. Hoewel een scan van een papieren certificaat niet geldig is voor de documentcontrole door de inspecteur, wordt dit document wel opgeslagen bij het CHED-PP in TRACES.

Normcontrolecertificaat kwaliteit, N002

Heeft u een normcontrolecertificaat voor groenten en fruit, dan voert u deze op met bescheidcode N002.

Controlecertificaat Biologisch producten (COI), C644

Heeft u een zending met biologische producten, dan voert u deze op met bescheidcode C644. Zorg ervoor dat u het COI-nummer correct invoert. Naast de fytosanitaire controles door keuringsdiensten, worden zendingen met biologische producten gecontroleerd door SKAL. De COI-controle moet uitgevoerd zijn voordat er een zending kan worden vrijgegeven en er een CHED-PP kan worden aangemaakt.

FLEGT-invoervergunning voor hout, C690

Bij de aangifte van hout, papier en houtpulp en houten meubels uit Indonesië voert u deze op met bescheidcode C690 en het nummer van de FLEGT-vergunning. Zorg ervoor dat het nummer van de FLEGT-vergunning exact overeenkomt zodat deze ook gevonden kan worden in TRACES. Als de inspecteur de controle niet kan uitvoeren door een fout in het nummer, dan kan de zending niet vrijgegeven worden.

Bekijk meer informatie over FLEGT en een invulinstructie voor CLIENT.

Import van gebruikte landbouwmachines en bosbouwmachines

Ook gebruikte landbouwmachines en bosbouwmachines die u via Nederland importeert in de EU moet u aangeven. Bekijk welke codes u hiervoor invult in CLIENT Import.

Technische problemen: bekijk de noodprocedure

Is er een storing in CLIENT Import die langer duurt dan een uur? Dan gaat de noodprocedure werken. Daarmee kunt u toch uw zending aanmelden. Vul als aanvrager daarvoor het CHED-PP op onze site in. Print het uit, onderteken het en verstuur het naar de keuringsdienst waaronder de inspectielocatie valt.

Zodra de storing is verholpen, moet u als aangever alsnog de aangiftes in CLIENT Import aanbieden van de zendingen die zijn afgehandeld tijdens de noodprocedure. Dit is nodig omdat via CLIENT Import de gegevens naar Traces gaan.

Let op: als de zending in Nederland blijft, hoeft u het CHED-PP niet in te vullen. Wordt de zending overgebracht? Of wordt die ingeklaard bij de douane in een ander EU-land? Dan moet u het CHED-PP wel invullen en opsturen.